fiscaal voordeel voor bedrijven

WBSO controle

Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO.nl) voert steekproefsgewijs controles uit bij bedrijven die gebruik maken van de WBSO subsidie. Gecontroleerd wordt of de administratie op de juiste wijze wordt gevoerd en of de verantwoorde werkzaamheden overeenkomen met de aangevraagde en toegekende S&O-projecten. In het verleden (tot en met 2005) voerde ook de Belastingdienst regelmatig controles uit. De huidige taak van de Belastingdienst is voor wat betreft de WBSO tot een minimum beperkt.

Uren- en projectadministratie
Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO.nl) bezoekt bedrijven om te controleren of ze op de juiste wijze gebruik hebben gemaakt van de WBSO subsidieregeling. Een belangrijk deel van de controle vindt plaats aan de hand van de zogenoemde “S&O-administratie”. Deze administratie moet inzicht geven in de aard, inhoud en voortgang van de verrichte speur- en ontwikkelingwerkzaamheden, inclusief de daaraan bestede tijd. Voor wat betreft het inrichten van de S&O-administratie is het geen probleem als hiervoor aansluiting wordt gevonden bij bestaande vastleggingen in het bedrijf, zolang maar aan de basisvoorwaarden wordt voldaan. Een S&O-adminstratie bestaat in hoofdzaak uit:
 
- Urenverantwoording
De uren die worden besteed aan speur- en ontwikkelingwerk moeten per project, per dag en per medewerker worden bijgehouden. Deze urenadministratie moet uiterlijk binnen 10 werkdagen zijn bijgewerkt.
 
- Projectadministratie
Deze kan bestaan uit verschillende typen (digitale) documenten, uit verschillende administraties en subadministraties die betrekking hebben op het verrichte speur- en ontwikkelingswerk. Vooral documenten die inzicht geven in de verrichte werkzaamheden en de voortgang gedurende het project zijn zinvol. Het kan gaan om vergaderstukken, rapportages, correspondentie, foto's, meetverslagen, testresultaten, berekeningen, etcetera. Het is van belang dat deze documenten zijn gedateerd en dat duidelijk is wie de opsteller is van een document. Besteed ook aandacht aan de wijze van archiveren. Denk hierbij vooral aan een chronologische ordening (per project). Voorzie e.e.a. zonodig van een aanvullende duiding en samenvatting. En zorg bovenal dat de stukken ook op langere termijn op elk moment vindbaar zijn. De wettelijke bewaarplicht bedraagt 7 jaar.
 
Boetes
Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO.nl) kan boetes opleggen en andere corrigerende maatregelen treffen naar aanleiding van het bedrijfsbezoek en de controle, als de regeling niet rechtmatig wordt toegepast.
 
Tips voor de S&O administratie
1. Maak een goede inventarisatie van de administratieve organisatie rond het speur- en ontwikkelingswerk binnen uw bedrijf. Beschrijf daarin welke documenten, registraties en administraties binnen het bedrijf bestaan rondom het speur- en ontwikkelingswerk.
2. Maak ook duidelijk waar deze documenten zijn te vinden:
- de exacte fysieke opbergplaats als het om papieren documenten gaat.
- de exacte vindplaats van de bestanden - op server- en directoryniveau - als het om digitale documenten gaat.
3. Beschrijf ook hoe de documenten één op één gerelateerd zijn aan het speur- en ontwikkelingswerk, bijvoorbeeld op basis van ordernummers of projectnaam.
4. Communiceer wie verantwoordelijk is voor de verschillende taken:
- bijhouden van de administratie,
- controle op juistheid, tijdigheid en volledigheid,
- archiveren van de administratie,
- het doen van verplichte meldingen naar Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO.nl).
5. Bereid de controle goed voor, ook al weet u zeker dat u de zaken goed voor elkaar hebt.
Lees het dossier van te voren nog eens goed door. Voorkom zoekwerk ten tijde van de controle en zorg dat collega's die technisch-inhoudelijke toelichtingen kunnen geven (op afroep) aanwezig zijn.


Bent u onzeker over uw WBSO-administratie of krijgt u binnenkort een controle? Onze WBSO-specialisten kunnen een WBSO-proefcontrole bij u uitvoeren om te toetsten of uw WBSO-administratie voldoet aan de eisen. Doordat we zelf talloze bedrijven succesvol hebben begeleid bij de WBSO controle weten we waar een WBSO-administratie aan moet voldoen en kunnen we snel onvolkomenheden aan het licht brengen. Neem voor het maken van een afspraak of overleg contact op met een van onze specialisten. Contact > Terug naar boven